Zobacz, jak podczas Lean TWI Summit wykorzystano MK Events, sprzedaż biletów, aplikację recepcyjną i druk etykiet do obsługi prawie 700 uczestników.
Dwa dni konferencji, rozbudowany program, równoległe ścieżki tematyczne i setki uczestników. Podczas trzeciej edycji Lean TWI Summit organizator wykorzystał system eventowy MKonferencja na kilku etapach kontaktu z uczestnikami — od sprzedaży biletów, przez komunikację w aplikacji mobilnej, aż po obsługę recepcji i drukowanie etykiet na identyfikatory.
Wdrożenie objęło cztery połączone rozwiązania:
- aplikację mobilną MK Events,
- formularz sprzedaży biletów,
- aplikację recepcyjną,
- system drukowania etykiet.
Dzięki temu dane uczestników mogły być wykorzystywane w jednym procesie — zarówno przed wydarzeniem, jak i podczas obsługi gości na miejscu.
O wydarzeniu
Lean TWI Summit 2026 odbył się 9–10 czerwca 2026 roku we Wrocławiu. Była to trzecia edycja konferencji skierowanej do praktyków i liderów zainteresowanych tematyką Lean Management, Training Within Industry, AI, przywództwa, Toyota Kata oraz Theory of Constraints.
Wydarzenie łączyło wystąpienia, praktyczne case studies, warsztaty, sesje tematyczne i networking. W trzeciej edycji uczestniczyło prawie 700 osób. Organizator opublikował również wyniki podsumowujące wydarzenie: NPS 79, średnią rekomendację na poziomie 9,33/10 oraz ocenę atmosfery 4,81/5.
Wyzwanie: spójna obsługa uczestnika od zakupu biletu do wejścia na konferencję
Przy konferencji tej skali kluczowe znaczenie ma nie tylko program merytoryczny. Równie ważne są procesy, które uczestnik poznaje jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia:
- zakup biletu i przekazanie danych,
- dostęp do najważniejszych informacji,
- sprawna identyfikacja na recepcji,
- przygotowanie identyfikatora,
- aktualna komunikacja podczas konferencji.
Obsługa każdego z tych etapów w osobnym narzędziu oznaczałaby konieczność przenoszenia danych między systemami, dodatkową pracę zespołu oraz większe ryzyko pomyłek. Dlatego organizator Lean TWI Summit zdecydował się wykorzystać kilka elementów MKonferencji w ramach jednego procesu.
Rozwiązanie: cztery elementy systemu eventowego MKonferencja
1. Formularz sprzedaży biletów
Pierwszym punktem kontaktu uczestnika z systemem był formularz sprzedaży biletów. Pozwalał on obsłużyć zapisy na konferencję i zebrać dane potrzebne organizatorowi do dalszej realizacji wydarzenia.
Formularz był jednocześnie początkiem cyfrowej ścieżki uczestnika. Informacje wprowadzone podczas zakupu mogły zostać wykorzystane na kolejnych etapach — w bazie uczestników, aplikacji mobilnej oraz podczas obsługi recepcji.
Takie rozwiązanie ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych i ułatwia zarządzanie listą osób zgłoszonych na wydarzenie. Więcej o możliwościach modułu można przeczytać na stronie rejestracji i sprzedaży biletów.
2. Aplikacja mobilna MK Events
Uczestnicy konferencji otrzymali dostęp do wydarzenia w aplikacji MK Events. Po pobraniu aplikacji i wpisaniu kodu wydarzenia mogli korzystać z treści przygotowanych specjalnie dla Lean TWI Summit.
Aplikacja pełniła funkcję mobilnego centrum informacji o konferencji. Uczestnicy mieli potrzebne informacje zawsze pod ręką — bez konieczności szukania ich w wiadomościach e-mail, drukowanych materiałach lub na kilku różnych stronach.
MK Events jest dostępna w sklepach App Store i Google Play, dzięki czemu wydarzenie może zostać uruchomione bez oczekiwania na publikację nowej, osobnej aplikacji. Jednocześnie jej treści, kolorystyka i układ menu mogą zostać dopasowane do konkretnego eventu. Dowiedz się więcej o aplikacji MK Events.
3. Aplikacja recepcyjna
W dniu konferencji system wspierał zespół odpowiedzialny za obsługę uczestników na miejscu. Aplikacja recepcyjna umożliwiała wyszukiwanie osób na liście oraz weryfikację uczestników za pomocą kodów QR.
Dane zebrane wcześniej poprzez formularz sprzedaży biletów były dostępne podczas check-inu. Recepcja mogła więc pracować na aktualnej bazie uczestników, bez korzystania z papierowych list i osobnych arkuszy.
Aplikacja recepcyjna pozwala również sprawdzać obecność, korzystać z danych rejestracyjnych, dodawać komentarze i monitorować statystyki wejść. Zobacz, jak działa aplikacja recepcyjna.
4. Drukowanie etykiet na identyfikatory
Integralną częścią obsługi recepcji był system drukowania etykiet. Po odnalezieniu uczestnika lub zeskanowaniu jego kodu QR obsługa mogła wydrukować samoprzylepną etykietę z danymi i umieścić ją na przygotowanej wcześniej plakietce.
Drukowanie etykiet na miejscu pozwala przygotowywać identyfikatory zgodnie z aktualną listą obecności. Jest to szczególnie przydatne w przypadku późnych zapisów, zmian danych lub osób, które ostatecznie nie pojawiły się na konferencji.
System może drukować na etykiecie między innymi imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko oraz kod QR uczestnika. Sprawdź system drukowania etykiet.
Jeden proces zamiast kilku niezależnych narzędzi
Najważniejszą wartością wdrożenia było połączenie kolejnych etapów obsługi uczestnika:
sprzedaż biletu → baza uczestników → aplikacja MK Events → check-in → wydruk etykiety
Organizator nie musiał budować tego procesu z kilku niezależnych rozwiązań. Formularz sprzedaży, aplikacja dla uczestników, aplikacja recepcyjna i druk etykiet korzystały ze wspólnej bazy danych.
Dla uczestnika oznaczało to spójne doświadczenie — od zgłoszenia udziału aż po odbiór identyfikatora. Dla organizatora: większą kontrolę nad danymi, listą obecności oraz przebiegiem obsługi na miejscu.
Rezultaty
System MKonferencja wspierał obsługę wydarzenia, w którym uczestniczyło prawie 700 osób. Zastosowane rozwiązania umożliwiły:
- prowadzenie sprzedaży biletów i zbieranie danych uczestników online,
- wykorzystanie jednej bazy danych na kolejnych etapach organizacji,
- udostępnienie informacji o wydarzeniu w aplikacji mobilnej,
- weryfikację uczestników podczas check-inu,
- obsługę recepcji bez papierowych list,
- drukowanie etykiet na identyfikatory bezpośrednio na miejscu.
Opublikowane przez LeanTrix rezultaty — NPS 79, rekomendacja 9,33/10 i ocena atmosfery 4,81/5 — odnoszą się do całego wydarzenia: programu, organizacji i doświadczenia uczestników. Technologia eventowa była jednym z elementów wspierających realizację konferencji na taką skalę.
System eventowy dopasowany do dużej konferencji
Realizacja Lean TWI Summit pokazuje, że aplikacja konferencyjna nie musi być osobnym dodatkiem do wydarzenia. Połączona z rejestracją, sprzedażą biletów, aplikacją recepcyjną i drukiem identyfikatorów staje się częścią całego procesu obsługi uczestnika.
Takie podejście sprawdza się szczególnie podczas konferencji branżowych, kongresów i wydarzeń biznesowych, w których trzeba jednocześnie zarządzać dużą liczbą uczestników, rozbudowanym programem i logistyką na miejscu.
Planujesz konferencję lub kongres?
Jeżeli potrzebujesz systemu, który połączy sprzedaż biletów, aplikację mobilną, komunikację z uczestnikami, QR check-in i drukowanie identyfikatorów, porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu.
Pokażemy Ci, jak MKonferencja może obsłużyć cały proces — od pierwszego zgłoszenia aż po recepcję w dniu eventu.